Podstawowym narzędziem do ustalenia zakresu dokumentów potrzebnych do sporządzenia aktu notarialnego jest podanie numeru księgi wieczystej.

Poniżej przedstawiony jest przykładowy wykaz dokumentów niezbędnych do sporządzenia niektórych czynności notarialnych.

1. SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA DZIAŁKI:

• numer księgi wieczystej, względnie odpis zwykły z księgi wieczystej
• podstawa nabycia np.: wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku
• dane osobowe stron aktu (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania), dodatkowo, w przypadku firm – numer KRS lub NIP
• wypis/zaświadczenie z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego o przeznaczeniu gruntu lub zaświadczenie o jego braku lub też decyzja o warunkach zabudowy
• wypis z rejestru gruntów zaopatrzony w klauzulę, że dokument niniejszy służy za podstawę wpisu do księgi wieczystej
• wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, zaopatrzony w klauzulę, że dokument niniejszy służy za podstawę wpisu do księgi wieczystej, gdy będzie wydzielana działka do nowej księgi wieczystej
• ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, gdy następuje podział
• zaświadczenie z urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego jest wymagane, jeżeli sprzedający nabył przedmiot umowy w drodze dziedziczenia, zapisu, dalszego zapisu, polecenia testamentowego, darowizny, polecenia darczyńcy, zasiedzenia, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, jeżeli uprawniony nie uzyskał go w postaci uczynionej przez spadkodawcę darowizny lub w drodze dziedziczenia albo w postaci zapisu nieodpłatnej renty, użytkowania oraz służebności dokonanej po 1 stycznia 2007 roku; przy czym zaświadczenie z urzędu skarbowego, odnośnie nabycia w drodze dziedziczenia i zasiedzenia, zawsze jest wymagane
• inne dokumenty w zależności od stanu faktycznego sprawy

2. TESTAMENT:

• dane osobowe sporządzającego testament (imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, adres zamieszkania, data urodzenia),
• dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, PESEL, adres zameldowania, data urodzenia).

3. AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA:

• akt zgonu spadkodawcy
• testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony
• akty stanu cywilnego spadkobierców: akty urodzenia lub akty małżeństwa (kobiety zamężne)
• nr PESEL zmarłego
• inne dokumenty w zależności od stanu faktycznego sprawy

4. UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA (np. intercyza):

• odpis skrócony aktu małżeństwa
• dane osobowe małżonków (imiona, nazwisko, imiona rodziców, nr dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zamieszkania).

WAŻNE INFORMACJE:

Dokumenty do przygotowania projektu aktu notarialnego należy dostarczyć do kancelarii na kilka dni wcześniej, w oryginałach lub w kopiach, osobiście, kurierem, pocztą lub za pośrednictwem poczty elektronicznej (skan).

W dniu zawarcia aktu osoba biorąca udział w czynności notarialnej powinna posiadać przy sobie ważny
dokument tożsamości (dowód osobisty, paszport, karta pobytu wydana cudzoziemcowi), nie jest nim natomiast prawo jazdy.

Dodatkowe informacje oraz oświadczenia, które będą zawarte w akcie notarialnym, zależą od charakteru czynności notarialnej oraz stanu faktycznego danej sprawy. Po uprzednim skontaktowaniu się z kancelarią, notariusz wskaże jakie informacje będą konieczne do wykazania w akcie notarialnym.